Wydział Organizacyjny

Zakres działań:

1. Inicjowanie działań usprawniających organizację i funkcjonowanie Urzędu
2. Opracowywanie projektów aktów prawnych regulujących organizację i funkcjonowanie Urzędu
3. Wdrażanie i nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej
4. Prowadzenie kontroli komórek organizacyjnych Urzędu
5. Przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw oraz prowadzenie ich rejestru
6. Obsługa prawna Urzędu
7. Prowadzenie sekretariatu i archiwum zakładowego
8. Przyjmowanie, wysyłanie oraz rejestracja korespondencji
9. Prowadzenie rejestru:
   • uchwał Rady Miasta
   • interpelacji i wniosków radnych
   • zarządzeń Burmistrza
   • skarg i wniosków
   • pieczęci
   • zamówień publicznych do 30 tysięcy euro
   • instytucji kultury
10. Obsługa prawna, organizacyjna i biurowa Rady, komisji Rady, klubów radnych i radnych, w tym protokołowanie sesji Rady Miasta i posiedzeń komisji
11. Przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady, zarządzeń Burmistrza, wniosków komisji i interpelacji radnych wydziałom lub jednostkom organizacyjnym merytorycznie odpowiedzialnym za ich realizację
12. Przekazywanie materiałów do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego
13. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta
14. Nadzór i kontrola przestrzegania dyscypliny pracy
15. Organizowanie praktyk uczniowskich i studenckich w Urzędzie
16. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników
17. Przeprowadzanie procedury naboru na wolne stanowisko urzędnicze i kierownicze stanowisko urzędnicze
18. Przeprowadzanie ocen kwalifikacyjnych pracowników
19. Planowanie i gospodarowanie funduszem płac
20. Koordynowanie procesu szkoleń i dokształcania zawodowego pracowników
21. Współpraca z organizacjami pozarządowymi
22. Prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej i sportu
23. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej
24. Realizacja zadań wynikających z ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych
25. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o systemie oświaty dotyczących kompetencji gminy, a w szczególności:
    • Przygotowywanie projektów dokumentów niezbędnych przy uruchamianiu lub likwidacji placówki oświatowej
    • Przygotowywanie danych niezbędnych przy ustalaniu wysokości opłaty za świadczenia przedszkoli
    • Przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów na dyrektorów szkół i przedszkoli
    • Przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań egzaminacyjnych nauczycieli ubiegających się o awans zawodowy
    • Przygotowywanie propozycji wynagrodzeń, dodatków funkcyjnych i motywacyjnych dyrektorów szkół i przedszkoli
    • Współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie przygotowania projektów budżetów szkół i przedszkoli oraz prowadzenia kontroli w tych placówkach
    • Opiniowanie arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli oraz zmian w tych arkuszach
    • Prowadzenie spraw związanych z egzekucją obowiązku szkolnego
    • Współpraca z podmiotami sprawującymi nadzór pedagogiczny
    • Organizowanie i rozliczanie kosztów dowozu dzieci niepełnosprawnych do szkół
    • Prowadzenie spraw związanych z przyznaniem dotacji dla pracodawców za przygotowanie zawodowe młodocianych pracowników
    • Sprawowanie nadzoru nad szkołami i przedszkolami w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących organizacji tych jednostek
    • Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem stypendium szkolnego i zasiłku szkolnego (losowego).
26. Przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów na dyrektora Miejskiego Ośrodka Kultury i Żłobka Miejskiego oraz kierownika Pływalni Miejskiej
27. Sprawowanie nadzoru nad jednostkami wymienionymi w ppkt 26) z zakresie przestrzegania przepisów dotyczących organizacji i zarządzania jednostką
28. Zabezpieczenie przestrzegania w Urzędzie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej
29. Przeprowadzanie procedury zamówień publicznych w przypadku zakupów i usług będących w zakresie działania Wydziału
30. Zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie
31. Zaopatrzenie w materiały biurowe, druki, sprzęt i wyposażenie
32. Obsługa Urzędu w zakresie napraw i konserwacji sprzętu i wyposażenia
33. Prowadzenie spraw związanych z należytym zabezpieczeniem i ochroną mienia
34. Współpraca przy realizacji zadań z zakresu zarządzania kryzysowego
35. Wykonywanie zadań związanych z organizacją wyborów i referendów na terenie miasta
36. Współpraca w organizowaniu obchodów świąt państwowych, narodowych i uroczystości miejskich
37. Obsługa informatyczna Urzędu
38. Wdrażanie rozwiązań zapewniających ochronę danych osobowych
39. Prowadzenie BIP i strony internetowej Urzędu
40. Administrowanie siecią komputerową i kontami użytkowników
41. Archiwizowanie danych informatycznych
42. Nadzór nad wykorzystaniem samochodu służbowego i sprawy związane z jego eksploatacją